Control de gastos | El método definitivo

En este post voy a hablarte del mejor método para llevar el control de gastos, no solo eso...

Además te vas a llevar la herramienta que yo utilizo para ello, mi excel de ingresos y gastos personales.

Si alguna vez has tenido intención de mejorar tus finanzas personales, seguro que te has preguntado muchas veces... ¿Cómo puedo controlar mis gastos? 

Para empezar, quiero que pienses por un instante en el siguiente concepto…

Por mucho que multipliques tus ingresos, si no llevas tus cuentas al día utilizando algún método para controlar el dinero, más pronto que tarde tu economía se resentirá...

Como decía el bueno de Benjamin Franklin…

“Un pequeño agujero hunde el barco”

Hablando con mi socio, me recordó una de las “leyes” que rigen el mundo del dinero y de las Finanzas Personales.

Es verdad, tiene toda la razón…

Desde el momento en que lo ganamos hasta que lo invertimos, a ese intervalo se le puede llamar “ahorro”.

Ahorrar, desde mi punto de vista no es ni más ni menos que hacer acopio de liquidez. Todo ello para en el momento que surja una buena oportunidad de inversión, lanzarnos sobre ella como perro sobre hueso.

Y sí, para poder disfrutar de cierta tranquilidad económica, ya no digamos de Independencia Financiera, vas a tener que controlar tus gastos, controlar el dinero que pasa por tus manos, ahorrar, invertir, correr riesgos (controlados) y organizar tus finanzas de un modo eficiente.

Permíteme que exponga algunas conclusiones…

Ahorrar e invertir hoy en día ya no es capricho o algo que podamos dejar para más adelante. Es una necesidad, nunca antes lo había sido tanto. Vivimos una época de inestabilidad y crisis…

La clave del éxito económico

Un adecuado control del flujo de efectivo, (controlar los gastos e ingresos) es la clave del éxito financiero.

De poco (o nada) servirá que ahorres, incluso inviertas, si los pilares de tu plan no son sólidos (controlas cada céntimo que entra y sale de tu bolsillo), no tardarás demasiado en ver como todo se va por la borda...

Es muy sencillo, si no controlas en qué te gastas el dinero, es posible que gastes más de lo necesario. Y eso, solo conduce a un lugar... La quiebra financiera.

El mundo en el que vivimos está montado para mantener a la mayoría de la población esclava; de un trabajo que no les gusta, de una persona por la que ya no sienten nada, de un lugar en el que ya no son felices...

Todo por no tener recursos financieros suficientes para cambiar de vida, todo por vivir a una nómina de la bancarrota.

No dejes que eso te ocurra a ti...

El primer paso para comprar tu libertad (Independencia Económica)

El tiempo y la libertad de hacer con él lo que te plazca, esa es la verdadera riqueza de nuestros días. Dicho esto, para poder "comprar el tiempo" tienes que "hackear al sistema". 

El primer paso para ello, aunque no suene tan idílico como lo anterior, es controlar tus gastos. Esto es una habilidad (todas las habilidades se pueden aprender) aplicable tanto a las finanzas personales como a los negocios.

No puedes hacerte una idea de cómo puede cambiar tu situación en el momento implementes una serie de hábitos.

Entre los que se incluye; conocer exactamente cuánto dinero entra en tu vida y por qué conceptos y cuánto dinero sale de tu vida y por qué conceptos. 

Todo esto que te estoy explicando es muy sencillo y fácil de hacer, pero también es sencillo y fácil de no hacer... ¿En qué grupo vas a estar?

¿Cómo organizar mis gastos?

El primer paso consiste en determinar cuáles son tus ingresos totales. Es más fácil empezar por aquí, ya que normalmente hay menos fuentes de ingresos que de gastos (aunque lo adecuado sería lo contrario).

El segundo paso será determinar cuáles son tus gastos de primera necesidad y cuáles no.

Por ejemplo, hay gastos que son ineludibles; alimentación, electricidad, agua, gas, teléfono, etc. A estos me refiero cuando hablo de primera necesidad.

Lo bueno que tienen este tipo de gastos es que podemos calcular con bastante aproximación lo que gastamos al mes en cada uno de ellos, digamos que son estáticos.

Dicho esto, los problemas financieros no suelen deberse a este tipo de gastos, en la mayoría de casos los pagamos por el banco y quedan registrados. Los problemas suelen venir por lo que se conocen como gastos termita (se comen nuestra economía sin ni siquiera enterarnos).

Muchas veces gastamos nuestro dinero en tonterías, un euro aquí, un euro allá, sin darnos cuenta la bolsa se va vaciando (botellita de agua, cafecito, periódico, almuerzo en el bar, refresco, etc.).

Este tipo de gasto (los solemos hacer en piloto automático), son los responsables de que se nos escape el dinero de las manos.

Te suena la frase:

¡No sé dónde ha ido a parar todo el dinero este mes!

Pregúntale a los gastos termita...

¿Estado del bienestar?

El supuesto “Estado del bienestar” del que tanto hablan los políticos, nadie sabe lo que podrá aguantar. Recientes estudios muestran que el sistema está en quiebra.

Para el año 2050 se espera que haya el doble de gente jubilada que cotizando a la Seguridad Social.

Algunas de las soluciones que nos proponen para evitar el colapso son:

• Elevar progresivamente la edad de jubilación hasta llegar a los 70 o inclusive más.
• Congelación de las pensiones por un periodo indefinido de años.
• 40 años o más cotizados para poder cobrar una pensión.

Como se puede apreciar, todo son buenas noticias…

Bromas aparte, no podemos dejar este asunto al azar, es demasiado importante. Debemos pensar que quizás el día que lleguemos a la edad de jubilación, es posible que el estado no pueda ayudarnos. O si puede, sea de una manera que no llegue a satisfacer nuestras necesidades más básicas.

Tenemos que aprender a gestionar nuestros recursos económicos con eficiencia, hoy más que nunca. Esto significa, mantener los gastos personales bajo control, ahorrar más dinero,  e invertir con sabiduría, entre otras cosas.

En referencia al tema que hoy nos ocupa, no podría pensar una mejor manera de poner mi granito de arena que desvelando la identidad del mejor instrumento que existe para llevar el control de gastos.

¿Sabes lo qué es? ¿Alguna idea? Pues te lo digo… 

Una simple libreta, en la que vas a controlar el dinero que ganas y el que te gastas... En otras palabras: tus ingresos y tus gastos.

La libreta para el control de gastos

—¿Qué? ¿Cómo?

—Pues sí, lo siento. Sé que no es nada nuevo; ni moderno, ni fashion, tampoco chick... Pero funciona.

La libreta y los informes de gastos que obtendremos con su uso son la clave.

Con el uso continuado de esta ocurren cosas fantásticas:

• Descubres las principales vías de salida de dinero.
• Te das cuenta, al controlar el dinero que parte de tus ingresos va a parar a gastos innecesarios, dicho de otro modo, superficiales y prescindibles..

Para llegar a este punto, tienen que pasar un mínimo de tres meses apuntando en la libreta cada salida de dinero o gasto que tengas, inclusive los pequeños; comprar el periódico, el café en el bar, etc…

Aunque sé que es tedioso y pesado, créeme, es muy efectivo.

Si piensas que el papel es para dinosaurios, puedes aprovechar la cantidad de opciones que hoy en día nos ofrece la tecnología.

Existen muchas app para controlar tus gastos... Busca en google play o Istore hay cientos de ellas. Si eres de los que no te separas de tu móvil, esta opción puede ser interesante.

—¿Cuánto cuesta?

—Me preguntas... La mayoría de ellas son gratis, te contesto.

Dicho esto, si no quieres gastarte dinero, no es necesario comprar una app, puedes usar el editor de notas estándar que tienen todos los teléfonos.

Lo importante no es el medio que uses, lo importante es que lo hagas. Tener controlados los gastos es una parte muy importante en el proceso de mejora de tus Finanzas Personales.

Hoja de cálculo Excel gratis para controlar los gastos

Si quieres disponer de una herramienta sencilla, y quizá una de las más importantes a la hora de conseguir la Libertad Financiera, haz click en la imagen de abajo y podrás descargarla 100% gratis.

Es una plantilla de Excel, una hoja de cálculo que puedes utilizar para anotar todos tus gastos. En ella encontrarás cantidad de conceptos, podrás anotar tus ingresos y tus gastos personales, separados por meses.

Puedes introducir tus costes fijos y costes variables, a medida que vayas incorporando datos, verás que se van actualizando automáticamente campos de promedios, porcentajes, etc.

También encontrarás varios apartados de gráficos (informes de gastos) muy útiles para tener una visión rápida y clara de lo que está sucediendo.

Por lo tanto, lleva contigo tu libreta y empieza a controlar el dinero que ganas y el dinero que te gastas. Luego, cuando tengas un rato, lo ideal sería a diario, llevar el control de gastos personales en Excel.

Control de gastos personales excel - Descargar

Lo interesante de las aplicaciones, es que puedes optimizar el proceso, pues no tendrás que pasar los datos a la plantilla de Excel. La mayoría de estas aplicaciones te permiten crear categorías, incluso disponen de herramientas de análisis para estudiar los diferentes flujos de  salida de dinero y con ello tus patrones de gasto.

Yo utilizo "Visual Budget", en mi opinión, es una de las mejores apps para controlar los gastos. Dispone de una versión gratuita y de otra de pago.

—Ya estamos... ¿Cuánto cuesta?

—6 euros... Dicho esto, créeme si te digo que es una de las mejores inversiones que puedes hacer si de verdad vas en serio con lo de mejorar tus Finanzas Personales y por tanto tu economía.

¿Cuál es el objetivo de controlar los gastos?

El objetivo del control de gastos es que tomes consciencia de por dónde se te va el dinero.

Una vez dispongas de esta información, el siguiente paso será crear un presupuesto mensual (lo veremos en otro post) junto con una estrategia para ahorrar más dinero, optimizando el uso de tus recursos económicos y eliminando tus hábitos de gasto negativos. Esto hará más por tu economía que cualquier otra cosa que puedas imaginar.

Como ves, cuando hablamos de tomar las riendas de tus cuentas y mejorar tus Finanzas Personales, todo está relacionado…

¿Es necesario registrar todos los gastos?

El control es sinónimo de organización, por ello, para hacer un control de gastos personales, es necesario incluir todos los que tengamos?, por pequeños que sean.

Anota en la casilla correspondiente el importe del gasto o ingreso que se haya producido, (te aconsejo que lo hagas a diario) si no, es posible que algún día no lo hagas y empieces a procrastinar.

Es muy importante que crees el hábito, cuando lo hayas interiorizado te será más fácil, se volverá incluso adictivo... ¡Pruébalo!

En resumen, cada vez que gastes algo de dinero, por pequeña que sea la cantidad, tienes que registrar la operación.

No importa si lo gastas con la tarjeta de crédito, en efectivo, o a través de una transferencia desde alguna de tus cuentas bancarias... 

Lo importante es que quede reflejado; en las notas de tu móvil, en tu libreta de gastos, en la plantilla de Excel, o en una de las muchas apps que existen para controlar los gastos y la salida de dinero.

—¿Tengo que apuntar todo?

—Sí, todo…

Me explico, no es necesario que apuntes los gastos fijos; hipoteca, luz, agua, gas, internet, etc. Este tipo de gastos puedes rastrearlos fácilmente.

Controlar los gastos innecesarios y discrecionales

¿A qué me refiero con gastos innecesarios y discrecionales? Las comidas fuera de casa, compras compulsivas, café en el bar, cervecitas, periódico, panadería, ocio, etc. Todos aquellos gastos que no sean fijos.

Estos son los culpables de que tu dinero desaparezca como por arte de magia. Seguro que te ha pasado alguna vez… Empiezas la semana con cien euros en el bolsillo, llega el “finde” y no te queda ni un euro… Y lo peor de todo, es que no sabes en que te los has gastado. ¿Te suena de algo?

Reconozco que al principio, controlar tus gastos puede ser un desafío, pero con la práctica, rápidamente te acostumbras, es más, se vuelve adictivo.

Organizar tus asuntos financieros no tiene que ser aburrido o doloroso, es más todo lo contrario... El truco está en desarrollar el hábito, en este caso, tienes que conseguir que el control de ingresos y de gastos pase a formar parte de tu estilo de vida.

El tipo de gasto más peligroso

Los gastos de primera necesidad son estáticos y no experimentan demasiadas variaciones, donde hay trabajo que hacer es en los discrecionales... Es en esta sección donde podremos recortar, con el objetivo de incrementar el ahorro y tener mayor capacidad de inversión.

Como todo en esta vida, esto también lleva su tiempo, no puedes obtener todos los datos que necesitas (cómo gastas tu dinero) a la primera semana de empezar... Ten paciencia, te aseguro que valdrá la pena.

¿Cómo administrar el dinero personal?

Sin una correcta administración de tu dinero, no conseguirás ninguno de tus objetivos financieros. 

Tienes que utilizar tu dinero de un modo inteligente y eficiente si quieres alcanzar cada una de las metas financieras que te hayas marcado (convertirte en un viajero perpetuo, enviar a tus hijos a la mejor universidad, adquirir una segunda residencia, adelantar la edad de jubilación, etc.).

Una excelente manera de administrar tu dinero es usar la hoja de cálculo y anotar todo el dinero que entra y sale de tu bolsillo.

Como te he dicho antes, es muy sencillo de hacer, también de no hacerlo...

Cómo puedo administrar el dinero de mi negocio

Es una excelente pregunta, y algo que la gente no suele hacer correctamente...

En la mayoría de los casos, sobre todo en autónomos o "freelancers" no separan la economía personal de la economía del negocio, esto es algo que puede llevarse por delante la familia y el negocio.

Sé que puede abrumar administrar el dinero personal y el del negocio al mismo tiempo, sin embargo, todo es cuestión de planificar, de seguir un método testado y por supuesto ser disciplinado.

No profundizare más sobre este tema, pues podría escribir otro artículo, lo único que te diré es:

Hagas lo que hagas, separa tus finanzas personales de las finanzas de tu negocio, debes de tener una cuenta bancaria (o varias) personal y otra para tu negocio. No combines ni hagas trampas, ya sabes a lo que me refiero.

—¿Sería conveniente tener dos hojas de cálculo, una personal y otro para el negocio?

—Preguntas...

Pues sí, sería genial y muy beneficioso.

Realmente no es complicado, además, recuerda que una de las causas por las que muchos negocios echan el cierre (sobre todo pequeños y autónomos), es el gasto excesivo desde el hogar que hace que se debiliten las finanzas del negocio hasta que ya no hay solución.

Importancia de llevar un buen control de los gastos para unas finanzas personales saneadas

Si practicas y desarrollas el hábito de llevar el control de gastos y monitorizar tus ingresos, sabrás dónde va a parar el dinero... Además, descubrirás que no era tan aburrido como pensabas.

Habrás dado un paso de gigante en la mejora de tus Finanzas Personales, y por ende en la consecución de tus metas financieras.

El proceso del ahorro para ti nunca será igual. Tu naturaleza habrá cambiado y con ella tus hábitos de consumo. Ese día la Libertad Financiera estará un poco más cerca…

En conclusión, controlar tus gastos es sumamente importante, pues es el primer paso a implementar en cualquier plan de mejora de tu situación financiera.

Y tú, ¿tienes por costumbre registrar tus ingresos y tus gastos? ¿Qué método utilizas?

Te espero en los comentarios.

Saludos.

David L

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